Hoy
Cómo entra una factura
Llega por correo, alguien la imprime o la abre y teclea cada línea a mano en SAP Business One.
SAP Business One · Compras · Automatización
Facturas de proveedor que entran solas en SAP Business One.
La factura del proveedor llega por correo en PDF, alguien la abre, teclea proveedor, líneas e importes en SAP Business One, y con suerte no se equivoca de IVA ni de cuenta contable.
Aplicación práctica
Qué suele pedir realmente una empresa
La búsqueda técnica suele empezar por «OCR facturas SAP Business One», pero la necesidad real es no volver a teclear una factura que ya venía en un documento perfectamente legible. Cuanto más volumen de facturas de proveedor gestionéis al mes, antes se nota el cambio en el día a día del equipo de compras.
El objetivo no es eliminar el control sobre lo que entra en contabilidad, sino que ese control se aplique sobre un borrador ya construido, no sobre una pantalla en blanco que hay que rellenar entera.
Lo que cambia
Lectura automática
Se lee el PDF o el XML, se cruza contra el pedido de compra si existe y se prepara el borrador.
El resultado
Solo queda revisar
La persona de compras confirma o corrige el borrador y contabiliza; ya no teclea desde cero.
Ejemplo técnico
Ejemplo real · una factura de proveedor
Ejemplo técnicoNextavantis
Correo con factura.pdf adjunta
-> Lectura del documento (proveedor, nº factura, líneas, IVA)
-> Búsqueda del proveedor en OCRD por CIF
-> Cruce con pedido de compra abierto (OPOR) si existe
-> Borrador de factura de proveedor creado (OPCH)
-> Aviso a compras para revisar y contabilizarFragmento didáctico. El flujo real depende de si trabajas con factura electrónica (XML), solo PDF, o ambos formatos mezclados.
Cómo lo planteamos
De la necesidad al informe que realmente se usa.
Diagnóstico
Revisamos cómo llegan hoy tus facturas de proveedor y en qué formatos.
Configuración
Definimos las reglas de lectura y cruce, y configuramos el preregistro en SAP Business One.
Piloto
Piloto con un grupo de proveedores habituales, ajuste y ampliación al resto.
Cuantos más proveedores tengan un formato de factura estable, más rápido se afina la lectura; con proveedores nuevos o con formatos muy cambiantes, las primeras semanas piden algo más de revisión hasta que el sistema aprende el patrón.
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Preguntas frecuentes
Dudas habituales antes de desarrollar.
¿Funciona solo con factura electrónica?
No; lee tanto XML de factura electrónica como PDF escaneado, aunque el XML da mejor precisión.
¿Contabiliza la factura sola?
No; deja un borrador listo para revisar. La contabilización la confirma siempre una persona.
¿Qué pasa si el proveedor no está dado de alta?
Queda marcada para alta manual antes de continuar; no se crea proveedor sin revisión.
¿Cruza con el pedido de compra?
Sí, si existe un pedido abierto se compara automáticamente cantidades y precios.
¿Qué pasa con las facturas de importe o concepto inusual?
Quedan marcadas para revisión manual en vez de preregistrarse directamente, precisamente porque se salen del patrón habitual.
¿Tienes un caso parecido?
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Cuéntanos cuántas facturas de proveedor recibís al mes y en qué formato llegan. Te decimos si el ahorro compensa.