Hoy
Cómo se envía ahora
Se exporta a PDF a mano y se adjunta en un correo distinto para cada cliente.
SAP Business One · Facturación · Automatización
Envío automático de facturas por correo desde SAP Business One.
La factura se crea en SAP Business One, alguien la exporta a PDF, abre el correo del cliente y la adjunta a mano; si ese día hay prisa, la factura sale con un día o dos de retraso.
Aplicación práctica
Qué suele pedir realmente una empresa
La búsqueda técnica suele empezar por «enviar factura automáticamente SAP Business One», pero la necesidad real es que ninguna factura se quede sin enviar por un despiste de última hora. El documento ya está listo en cuanto se contabiliza; lo único que falta es que llegue al cliente sin intervención manual.
El punto no es solo ahorrar el rato de adjuntar el PDF: es que ninguna factura se quede sin salir porque coincidió con un día de mucho volumen o con la ausencia de la persona que las envía siempre.
Lo que cambia
Envío al contabilizar
En cuanto la factura de OINV queda contabilizada, se genera el PDF con el formato de Crystal Reports.
El resultado
Cero facturas olvidadas
El cliente recibe su factura el mismo día, sin depender de que alguien se acuerde de enviarla.
Ejemplo técnico
Ejemplo real · una factura recién contabilizada
Ejemplo técnicoNextavantis
Factura contabilizada en SAP Business One (OINV)
-> Generación del PDF con el formato de Crystal Reports
-> Búsqueda de la dirección de facturación en OCRD
-> Envío del correo con el PDF adjunto
-> Copia a administración si está configurada
-> Registro del envío contra la facturaFragmento didáctico. El formato del PDF es el mismo diseño de factura que ya usáis en SAP Business One o Crystal Reports; no cambia el documento, solo cómo llega.
Cómo lo planteamos
De la necesidad al informe que realmente se usa.
Diagnóstico
Revisamos vuestro formato de factura actual y las direcciones de contacto de los clientes.
Configuración
Configuramos la generación del PDF y el envío automático al contabilizar en SAP.
Piloto
Piloto con un grupo de clientes antes de activarlo para toda la cartera.
El piloto se centra en confirmar que el PDF generado automáticamente es idéntico al que hoy enviáis a mano, letra a letra, antes de dar por bueno el resto de la cartera de clientes.
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Preguntas frecuentes
Dudas habituales antes de desarrollar.
¿Qué pasa si el cliente tiene varias direcciones?
Se configura cuál es la de facturación y esa es la que recibe el envío por defecto.
¿Se puede agrupar varias facturas en un solo correo?
Sí, si el cliente lo prefiere así en vez de un correo por factura.
¿Funciona también con facturas rectificativas?
Sí, con el mismo circuito y el formato correspondiente.
¿Queda constancia de que se envió?
Sí, cada envío queda registrado con fecha contra la factura correspondiente.
¿Se puede enviar también por un portal del cliente además de correo?
Sí, si el cliente tiene un portal de proveedores, se puede añadir esa vía además del envío por email.
¿Tienes un caso parecido?
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Cuéntanos cuántas facturas emitís al mes y cómo las enviáis hoy. Te decimos si el automatismo compensa.